Für viele Geschäftsführer einer Steuerkanzlei ist es normal, für ihre Mitarbeiter da zu sein, komplexe Fragen zu beantworten oder „den letzten Blick“ auf einen Arbeitsablauf zu werfen. Sie sind immer wieder in der Situation, exekutive Tätigkeiten auszuführen. Sie beraten und diskutieren mit Mandanten, führen Bewerbungsgespräche oder bezahlen Rechnungen.
Das ist nicht die Aufgabe eines Geschäftsführers.
Ein Geschäftsführer hat nur eine Aufgabe: Das Unternehmenswachstum sichern. Dies tut er, durch die Entwicklung von geeigneten Strategien und Optimierung von Arbeitsabläufen – die er jedoch niemals selbst ausführt.
Es ist möglich eine Kanzlei mit über 20 Mitarbeitern nur von dem Smartphone aus zu steuern. In dem folgenden Interview beantwortet Tim Wöhler, der Mitgründer von Wöhler und Partner, Fragen, die oft von seinen Klienten zum Thema „Kanzleidigitalisierung“ gestellt werden:
Ich kann mich nicht aus dem Geschehen herausziehen, dann läuft doch alles drunter und drüber …
Tim:
„Doch, das kannst du. Wenn alles drunter und drüber läuft, wenn du mal nicht da bist, dann kann das zwei Gründe haben … 1. Du hast keine glasklar definierten Arbeitsabläufe und Prozesse, die gar nicht falsch laufen können oder 2. Dein Team ist nicht in der Lage, diesen definierten Prozessen zu folgen.
Was genau meine ich mit Prozessen? Nimm dir einmal eine Aufgabe her, die oft erledigt werden muss. Z. B. die Zeiterfassung. Es gibt Kanzleien, bei denen die Mitarbeiter noch handschriftlich mitschreiben müssen, wann sie wie lange, was für wen getan haben. Diese Blätter flattern dann in allen Schubläden herum. Auch wenn deine Mitarbeiter diese Blätter ganz sorgfältig behandeln und richtig abheften, müssen diese Daten früher oder später digitalisiert und zugeordnet werden. Hier fängt es schon an. Hat man einen einzigen zuständigen Mitarbeiter, der diese Aufgabe immer erledigt oder wechselt diese Aufgabe zwischen mehreren Mitarbeitern hin und her? Nur wenn ausschließlich ein Mitarbeiter diese Aufgabe übernimmt, kann er:
- eindeutig verantwortlich gemacht werden
- besser und schneller im Ausführen der Tätigkeit werden
- „Experte“ für diese Aufgabe werden
Dass man das handschriftliche von Anfang an hätte digitalisieren können, sei dahingestellt. Darum geht es jetzt hier nicht. So wie bis hier beschrieben kommen die meisten Steuerberater mit und setzen diese Aufgabenverteilung mehr oder weniger richtig um.
Was ist nun aber, wenn dieser Mitarbeiter dann plötzlich kündigt? Chaos bricht aus, WEIL der Prozess zwar klar ausgeführt wurde, er jedoch nicht klar definiert wurde. Das Ziel hier ist es, einen einzigen verantwortlichen Mitarbeiter zu haben, der wiederum den Prozess klar aufschlüsselt und niederschreibt, sodass man jeden X beliebigen Menschen hinsetzen könnte, der die Aufgabe 1 zu 1 wie der Experte bearbeiten könnte. Alle Eventualitäten mit inbegriffen.
Was meine ich damit, dass dein Team dazu nicht in der Lage ist, diese Prozesse auszuführen? Nun ja, auch wenn du alle Prozesse klar definiert hast, bringt es dir nichts, wenn deine Mitarbeiter faul sind, aus der Reihe tanzen wollen oder keine Strukturen mögen … Oder wenn sie ihren eigenen Kopf durchsetzen möchten, deine Führung infrage stellen und im schlimmsten Fall dein ganzes Team mit diesen Gedanken infizieren. Das kannst du ganz einfach vermeiden, indem du von vornherein die richtigen Mitarbeiter auswählst. Nur leider bekommen fast alle Steuerberater keine Bewerbungen, sodass sie lieber irgendjemanden einstellen, als den Richtigen. Hier meine klare Empfehlung: Stelle lieber keinen ein, als einen falschen. Denn der falsche Mitarbeiter kostet dich Zeit und Nerven, stört Arbeitsabläufe und vergiftet die Teamatmosphäre. Warte lieber auf jemanden, der zu 100 % deinen Ansprüchen gerecht wird.“
Wie kann ich diese Prozesse bei mir in meiner Kanzlei ausfindig machen?
Tim:
„Dafür gibt es den Urlaubstrick. Ziehe dich 2 Wochen komplett aus deiner Kanzlei heraus. Damit meine ich nicht, dass du nichts mehr mit ihr zu tun haben sollst. Sondern: Schreibe dir auf, wer dir welche Fragen während dieser Zeit stellt. Sag deinen Angestellten vorher, dass sie jede Frage und alles, was sie sonst noch von dir brauchen aufschreiben sollen, bevor sie zu dir kommen. Nach den 2 Wochen kommst du zurück und schreibst dir auf, was alles anders ist und was nicht mehr so läuft, wie du es dir gedacht hast. Nun hast du eine Liste von vielen Punkten vor dir, bei denen du dir überlegen kannst, wie du diese Probleme in Zukunft für immer beheben möchtest. Dafür gibt es viele Strategien.“
Was würdest du sagen ist das größte Problem bei Steuerberatern?
Tim:
„Das größte Problem am Ende der Kette ist die fehlende Bereitschaft, Aufgaben zu delegieren. Steuerberater sind meistens sehr detailorientierte Menschen … was an sich nicht schlecht ist. Nur entsteht dadurch auch das Problem, Mitarbeitern nicht zu vertrauen, lieber noch einmal etwas selbst zu prüfen oder wichtige Sachen gleich selbst zu erledigen. So kommt man nie in eine geschäftsführende Rolle. Jedoch ist dieses Problem nicht die Ursache. Die Ursache des Ganzen ist, dass Steuerberater sich nie wirklich mit dem Thema „Unternehmertum“ auseinandergesetzt haben. Sie sind zwar Unternehmer, rutschen aber in diese Rolle hinein. Die Ausbildung ist rein schulischer Natur. Arbeitnehmernatur. Dies spiegelt sich meistens auch im Umgang mit den Mandanten wider. Viele Steuerberater verhalten sich so, als wären die Mandanten ihre Chefs.
Steuerberater lernen nie, wie man sich als Experte positioniert, wie man Mandanten und Mitarbeiter gezielt auswählt oder wie man gar in die Lage kommt, sich so etwas aussuchen zu können. Die meisten Steuerberater leben im Mangel. Mangel an Top-Mandanten, Mangel an Top-Fachkräften, Mangel an Möglichkeiten. Oft schieben sie dann die Schuld auf die Marktlage. Aber auch Unternehmen wie Apple hatten bei Gründung eine schlechte Marktlage. Niemand akzeptierte Heimcomputer. Es kommt auf die unternehmerischen Fähigkeiten an, wie man die besten Kunden und Mitarbeiter bekommt oder wie man sich selbst als Geschäftsführer verhält. Welche Aufgaben man erledigen muss und welche man lieber abgibt, an wen man sie abgibt, etc.“
Manche Aufgaben muss ich rein rechtlich selbst erledigen, was ist damit?
Tim:
„Ja das stimmt. Aber auch hier kann man von Mitarbeitern die Informationen so aufbereiten lassen, dass man beinahe keinen Zeiteinsatz hat. Man tätigt so gesehen nur die Unterschrift.“